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首頁知識庫技能補充包超實用技能【辦公室生存必備】10個提升工作效率的Excel小技巧

現在很多工作都得使用到各種電腦軟體,有些人甚至需要天天倚靠 Excel 辦公,但你是不是曾有過,和同事被安排到相同的工作,而你同事的效率卻遠遠高於你呢?

不要氣餒!以下10個提升工作效率的 Excel 小技巧在這告訴你!讓你效率up up!


以下會有十個小技巧教學內容,目錄分別為:
1. 自動定時存檔
2. 快速比對差異
3. 快速填充
4. 一秒加總
5. 欄、列互換轉置功能
6. 同時在多個工作表中修改資料
7. 快速插入空白列
8. 快速插入多個空白列
9. 多個欄位同時進行加總(加、減、乘、除皆可使用)
10. 快速選取儲存格最底端的資料


1. 自動定時存檔
時候總是會瞬間失憶,自己剛剛到底有沒有按下儲存鍵呢?設定好自動儲存的功能,就不用擔心沒儲存到、跳電的問題囉!

操作步驟:
    1. 檔案左上角的 【Office 按鈕】圖示

    2. 【Excel 選項/選項】
    3. 【儲存】
    4. 勾選【儲存自動回復資訊時間間隔】
    5. 自行設定自動儲存的時間間隔→【確定】



2. 快速比對差異 - 快速鍵【Ctrl+\】
不要再費力去查找這些資料到底哪裡不一樣?尤其是當資料一多時,根本對的眼花撩亂,而且還容易失誤!使用這個簡單小步驟,省去繁瑣的資料處理時間吧!

操作步驟:
    1. 將要做比對的範圍先框選起來,接著按快速鍵【Ctrl+\】


    2. 兩者不同的儲存格,就會被框選出來囉!(系統會以框選的第一欄做為被比較的樣本)


3. 快速填充
有時候遇到需要輸入相同數值的情況,我們習慣以滑鼠拖曳的方式去填充,但當需要一次輸入多筆數值時,這並不是個有效率的處理方式,其實只要三個步驟,不用花費一分鐘的時間就可以完成囉!

操作步驟:
    1. 先在需要設定金額的欄位,輸入要販售的價格,留白的儲存格將會依照上方的金額去做自動填充

    2. 按快速鍵【Ctrl+G】→ 點選【特殊】→ 點選【空格】→ 【確定】

    3. 此時剛剛留白的儲存格皆會被選取起來,系統也會自動跳到需要填充的儲存格欄位,在上方橘框處輸入價格的儲存格欄位【=B2】,按下快速鍵【Ctrl+Enter】,系統就會自動填充完畢

完成圖

 

4. 一秒加總【Alt+=】
趕快來學學這基本功!我知道很多人都會用SUM加總,但這個功能比SUM要來得更快速!只需要一秒就完成加總囉!

操作步驟:
    1. 將要加總的欄位選取起來外,需預留一格為加總後的欄位
    2. 按下快速鍵【Alt+=】,系統即會自動計算完畢並填入數值

完成圖


完成圖

5. 欄、列互換轉置功能
當你將資料輸入完畢後,發現欄列互換更有助於良好閱讀,這時候別急著刪掉重新輸入,Excel本身就有內建轉置功能喲!

操作步驟:
    1.  將要加總的欄位選取起來,按快速鍵複製【Ctrl+C】


    2. 在空白處按右鍵,點選【選擇性貼上】
    3. 點選【轉置】→ 【確定】

完成圖


6. 同時在多個工作表中修改資料當你遇到相同性質的工作表需要更改資料,可以一併更改喲!千萬別費時的一個一個切換表格啦!


6. 同時在多個工作表中修改資料
當你遇到相同性質的工作表需要更改資料,可以一併更改喲!千萬別費時的一個一個切換表格啦!

操作步驟:
    1. 按住【Ctrl】,將要編輯的工作表中一併選取
    2. 在任一工作表上按右健→ 點選【選取所有工作表】
    3. 到任一儲存格中輸入資料,則全部被選取的工作表皆會在相同欄列中顯示輸入的資料


7. 快速插入空白列 - 快速鍵【F4】
插入空白列是個相當簡單的操作,當你要快速插入空白列時,你可以善用「這招」,再也不用按右鍵的新增空白列按到手痠啦!

操作步驟:
    1. 先自行插入一行空白列
    2. 插入後按下鍵盤的【F4】,即可有效快速的新增空白列囉!


8. 快速插入多個空白列
同上教學,如果你只有少許的空白列新增需求,按快速鍵是個好辦法!但當你一次有多個空白列要新增的需求,那這種方法會更適合你呦!

操作步驟:
    1. 將要新增的空白列數量框選起來
    2. 在反灰處按右鍵→ 【插入】

    3. 系統即會自動在框選處的上方欄位,自動新增框選數量的空白列喔!

9. 多個欄位同時進行加總(加、減、乘、除皆可使用)
當員工在工作評鑑計算時,因為得到嘉獎、小功,而需要在個人評鑑上加分,或是學生因為表現良好,期末要幫學生加總平均時,一般我們會手動一個一個將分數加上去,但容易因為一時疏忽或是資料眾多而導致失誤,這個方式可以讓你準確度及效率都提升呦!

操作步驟:
    1. 在空白處輸入要加分的數字,接著將分數用快速鍵【Ctrl+C】複製下來,此範例作者在儲存格F2的位子輸入了要加分的數字為"2"

    2. 將要加分的儲存格框選起來後按右鍵,點選【選擇性貼上】

    3. 選擇【加】→ 【確定】,則框選起來的儲存格即會進行自動加總


    4. 剛剛框選的儲存格就全部都加上2分囉!
(如果有加、減、乘、除的操作需求,都可以善用這個方式,自行應用呦!)



10. 快速選取儲存格最底端的資料【Ctr+shift+鍵盤方向鍵】
有時資料很多,無法得知最後一個資料的位子又想要選取全部資料時,可以利用這個快速鍵,讓你不用再用滑鼠慢慢拖曳囉!

操作步驟:

    1. 將游標放置於你要找尋的儲存格位子,按住【Ctr+shift+鍵盤方向鍵】,以本次例子,則是按【Ctr+shift+→】,系統即會自動帶到有輸入數值的最後一個儲存格囉!


完成圖

 

 

以上10個 Excel 的小技巧,是不是其實很簡單又好學,而且應用在實務上大大的提升效率了呢!
記住這些小技巧的撇步就是透過不斷的練習與應用呦!趕快把這篇文章收藏起來吧!
如果大家有什麼建議或是更多小技巧想分享,都歡迎大家在下方留言囉!

 

那我們老樣子,下次見啦~


文 / 職場觀測團隊-Manlin
圖 /  Freepik

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