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首頁知識庫技能補充包職場分享更聰明的時間管理方法:10個時間管理技巧

時間管理是一個非常重要的軟技能,在你的人生中扮演舉足輕重的位置。在職場上,每一秒流逝的時間就代表著企業損失的金錢,而在生活中,時間流逝不復返。有效的時間管理可以為你帶來許多正面的改變。


為什麼時間管理很重要?
當你主宰了時間管理的藝術後,你可以擁有以下幾種優勢:

  • 更好的任務管理
  • 更高的效率
  • 大大降低壓力指數
  • 更好的生活工作平衡


10個時間管理技巧

在做好記錄後,有時候你會發現你把很多時間花在了不那麼重要的事情上,比如說檢查郵件等。而對於自己時間的使用有了整體的了解後,你就可以決定哪些任務是可以委託處理的,而又有哪些事情可以透過軟體來協助解決。

2. 使用軟體來協助時間管理
剛剛提到做好每項任務的計時很重要,而也有許多免費的軟體可以協助你做這些紀錄(哈利熊的夥伴們都是使用共享的google calendar來做紀錄的)。而市面上也有許多琳瑯滿目的時間管理軟件,有時候甚至有許多附加實用的功能。

 

3. 事前準備與規劃
在時間管理中,事前準備與規劃是一個非常重要的一環,應該要提前一週,或至少提前一天做好準備。一天中,如果已經有了心理準備,今天要完成的任務有哪些的時候,你就更可以專注,並且對於手邊的工作更有有組織性。甚至對於一些比較突然性的工作或事務,花個幾分鐘時間準備也會大大提升你的效率。

 

4. 寫下「完成清單」
事前準備是一個比較大的計畫,而完成清單則是將這些要完成的任務分割成小塊小塊的子任務,寫下「今日完成清單」以及其順序,這樣就可以省去了做完一件事後,不知道要做什麼的窘境。在完成後,你可以用你的方式將任務劃掉、打勾等,還能增加成就感與滿足感。即使一天中有許多會讓你分心的事物,這份清單就會為你指引一天的方向。


5. 從最重要的事情開始
在做每日排程的時候,記得要將不同的事物標記他們重要性以及緊急性。對於緊急而又重要的事情,就必須「馬上做」。對於重要卻不緊急的事情可以「排程做」,對於緊急但不重要的事情,看看是否有辦法「分派做」,而最後對於不重要也不緊急的事情,就「不要做」


6. 找出自己的生產力風格
每個人思考、學習、溝通、處理信息以及做決定的方式都不盡相同,有些人可能習慣將任務切成小塊小塊進行,而有些人可能喜歡用主題規劃一天。而每個人最有效率的時間也不盡相同,有些人可能是早上剛進公司的時候,有些人是下午,而也有些人是夜貓族。想要做好時間管理,就必須對自己的行事風格、巔峰工作時段以及理想工作空間有足夠的了解,再根據自己的獨特工作方式,進行Schedule上的調整。

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7. 設定時間限制
你有沒有過這樣的經驗,設定好完成的事項後,在中間時不時就會滑一下手機,看一下郵件。建議你可以設定一項任務完成的時間限制,講時鐘倒數計時!而在時間限制內完成任務,你就算成功了,而沒有完成,你就是失敗了。如此一來,不僅為工作添加了一點趣味性的挑戰,也可以確保你在時效內完成工作。

 

8. 一次專注做一件事
很多人習慣這件事情做到一半就擱在一旁,再去完成一件完全不相干的其他任務。這對時間管理與專注力來說,都是非常忌諱的。盡量養成開始做一件事就把他做完的習慣,否則,你會很快失去工作的動能而懈怠、拖慢了完成的速度。

9. 不要追求過度完美
完美是好事,但不要讓完美成為「把事情做好」的敵人。不要過度分析你做的每件事,當然,這並不代表你就該粗心,別讓「完美主義」拖慢了你的速度,在做一件事情的時候,用盡心力的把它做好,然後就著手下一項工作吧!

 

10. 外包
有時候你會發現最花時間的工作可能是沒那麼重要或是繁瑣、簡單的事情,這時候就可以將任務外包,讓專業的人士替你分憂。現在有許多方便的外包平台可以為你效勞,無論是文書翻譯影片剪輯或任何設計哈利熊服務市集都可以成為你工作與生活中時間管理的好幫手。

最後,希望在做好時間管理的你,工作更有效率,生活能更為快樂、自在。

 

本文經 哈利熊HoliBear 授權
文章來源/更聰明的時間管理方法:10個時間管理技巧


圖片來源 / Freepik.com

 

作者介紹 | 哈利熊HoliBear
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