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首頁知識庫技能補充包職場分享【Word】別再土法煉鋼啦! Word 5個必學的提升效率小技巧

像 Word 、Excel 都有著許多提升效率的快捷鍵,以及應用上的小技巧。今天會針對 Word 操作來教學-「5個提升效率的小撇步」,以下會附上圖文教學,平常習慣土法煉鋼的你 ,或是剛開始學習的新手都很適合喲!
那我們就趕緊開始吧!


以下會有 5 個小技巧教學內容,目錄分別為:


  1. 快速到指定頁面
  2. 快速輸入&時間
  3. 更新日期、時間
  4. 快速對齊
  5. Excel 數據更新 - Word 自動連動

 

1. 快速到指定頁面 - 【F5】
一般我們很習慣用拖曳的方式,去到達我們要找的頁面,但當檔案有100、200頁時,我們可以利用快速鍵,直接到指定頁面,不需用拖曳的一個一個慢慢找呦!

操作步驟:
    1. 按下快速鍵【F5】
    2. 在【輸入頁碼】的地方輸入指定頁面的頁碼


  

2. 快速輸入&時間 - 【Shift+Alt+D】【Shift+Alt+T】


2. 快速輸入&時間 - 【Shift+Alt+D】【Shift+Alt+T】
有些文件需註明當天的日期及時間,這時候可以善用快速鍵自動帶入!不僅超省時又不怕手誤而將日期 & 時間 key 錯呦!

 

操作步驟:
    1. 輸入日期的快速鍵:【Shift+Alt+D】 / 輸入時間的快速鍵:【Shift+Alt+T】
        在要輸入的位置,直接按下快速鍵,系統即會帶出當下的日期或時間

  

 

3. 更新日期、時間 - 【F9】
我們不僅可以使用快速鍵輸入日期、時間,也可以使用快速鍵【F9】,及時更新當下的日期 & 時間,以及變更格式內容呦!
※貼心提醒:如要使用快速鍵【F9】更新,需使用快速鍵輸入日期、時間,手動輸入則無法更新。

操作步驟:
    1. 更新日期或時間的快速鍵:【F9】
       將要更新的資料框選起來,按下快速鍵【F9】即可

  

 

4. 快速對齊 - 【Tab】
當我們需要將文字位置往後移一段距離時,使用空白鍵一個一個對齊位置很費時以外,又容易因為少一個、多一個空白鍵而要不斷地去修改,這時候我們可以善用【Tab】鍵來幫助我們加速效率呦!


操作步驟:
  1. 點選工具列的【檢視】→ 將【尺規】勾選起來


  
 


  2. 將要對齊的文字框選起來,並在上方尺規處點選文字要對齊的位置

  


  3. 接著按下 【Tab】鍵,文字即會自動對齊上方尺規處囉!
  


5. Excel 數據更新 - Word 自動連動
有時做報告或報表,會有將 Excel 的數據貼至 Word 的需求,一旦 Excel 數據更新,我們就要自行到 Word 將數據修改,萬一有眾多資料需要更改時,一來一往其實很費時也容易頭昏眼花漏掉。這邊教你一個小技巧,可以讓你在 Excel 修改數據的同時, Word 也會同步修改數據呦!

操作步驟:
    1. 先將 Excel 資料複製起來
  


 2. 貼上時選擇【連結並保持來源格式設定】

  


  3. 接著只要更新 Excel,Word的數據也會立即連動更新囉!


 

如果你對這篇文章有興趣,那相信你也會想了解 Excel 提升效率的技巧應用!
這邊附上作者先前撰寫的文章連結給你們參考→【辦公室生存必備】10個提升工作效率的Excel小技巧

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一樣都非常歡迎大家留言在下方唷,那我們就下次見啦!


文 / 職場觀測團隊-Manlin
圖 /  Freepik

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