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首頁知識庫職場秘笈履歷面試開會時有人跑題了怎麼辦?

    當有人在開會時偏離主題了,你的團隊會怎麼做?如果你的團隊跟大多數團隊的反應一樣,那領導人也許會說以下類似的話:“Lee,我們現在不是在討論這個”或是“讓我們回到正題吧!”,也許團隊也會直接忽略Lee的意見,試著把討論內容拉回原先的主題。
    就算你的團隊以上述任何一種方式做出回應,Lee還是可能堅持繼續進行岔題的發言,讓會議越拖越長,而其他開會的人會被Lee搞得不開心、團隊也無法達成會議原本想完成的目標。又或者,Lee也可能決定退出這場會議,讓團隊在未察覺的情況下,喪失了Lee批判性的意見和支持。
    倘若你假定Lee或是其他發言離題的同事是個麻煩,而解決之道就在於把他們拉回正題或是讓他們閉嘴,那真正離題的可能是你自己。這些團隊成員的行為,往往是團隊所面臨更大問題的一個症狀。
    若團隊無法在開會的目的和流程上有一個明確的共識,或者團隊並未提供充足的時間,聆聽每位元成員針對某個主題的想法,那團隊成員常常會蹦出一些“古怪”的意見。有時候,問題就在於你認為別人離題了、但其實他們沒有。既然這樣,你該怎麼處理?
1、事先就會議主題取得共識。
    如果團隊無法對會議主題、目標得到共識,那團隊成員何來離題之說?如果你的團隊並不清楚地明白會議每一部分的目的和主題,那成員們就只好憑自己的理解去決定哪些是該談的正題。因為每個人解讀方式不同,其他人可能感覺某位成員的意見偏離了主題。
    在會議開始之前,你可以做類似以下這樣的開場白:“就我的理解,今天開會的目的是X;有人跟我想法不一樣嗎?或是我們需要增加任何主題?”。
    即便會議是你召開的、議程是你訂的,如果有這樣的開場白,當有人認為有其他議題需要討論時,就可以在此時提出,這樣一來他們的提議就可事先併入議程中,而不會在會議中途突然提及而顯得離題。
    如果你不是召集人、議程也不是你訂的,你可以用以下的方式提問:“我們可不可以先花一點點時間,理清一下本次開會的目的和主題,以確保會議能滿足各位的需求?”
2、確認其他人已準備好進行下一個議題。
    在你要進入一個新主題之前,避免說:“好了,讓我們繼續進行下去”,你可以改說:“我想我們已經準備好要討論Y了;針對X議題,還有人有什麼想要補充的嗎?”。如果還有人覺得X議題並未充分討論完畢,找出解決的辦法,讓每個人都同意進入下一個議程。
    如果你的團隊一直都沒有離題,但討論卻常常都超出時間,就表示你低估了要做出高品質決定所需的時間。當你和團隊對主題有共識,且確認每個人都同意會議可以往下進行時,你們就是在共同規劃下一步的議程,建立起對決策的認同感。
3、如果你認為會議已離題,測試看看是否真的如此。
    如果團隊已就討論議題取得共識,但有人的發言還是讓你覺得離題,你可以說:“Lee,我不太清楚你所提的外包,為何跟我們正在討論的企劃流程有關?你能解釋一下他們之間的關聯性好嗎?”。聽了Lee的解釋,你和團隊的其他成員就有機會瞭解到,原來這兩個主題間有你們並未想過的聯繫。
    舉例來說,Lee可能認為,外包可以更為自由運用地運用內部資源,讓團隊可以用較少的時間完成企劃流程。如果真有關聯性,團隊可以決定馬上或在會議後進一步深究Lee的意見是否合理。如果最後發現Lee的意見跟本次會議無關、但對團隊仍具參考價值,你可以建議把這排入日後會議的討論事項中。
    有件事必須要特別注意:有些時候,即使團隊成員的意見明顯脫離了會議主題,仍需要馬上著手處理。若有團隊成員針對目前團隊合作的狀況,提出了具高度情緒性的意見,你務必特別申明他意見的重要性,然後決定是否要在繼續原先開會主題之前,先花時間處理該成員的這個意見。有時候,聚焦討論團隊成員間共同合作的策略,會比那些確切的議題來得關鍵。
    本文的目的,並非單純在提出一些訣竅,能婉轉應對開會時愛離題的人。我主要是想請你暫時拋開自己的預設;你不一定瞭解情況,而別人也不一定就處於狀況外。
    我也期望你對別人的觀點懷有好奇的態度,並請人們對自己的發言負起責任,讓團隊得以在資訊充足的情況之下做出決定,在最佳的情況下終結一個議題、繼續進行後續議程。
    這方法要有效,你不能只是學會婉轉說話而已;你必須要真的相信Lee的發言可能並沒有偏離正題,你只是沒看到背後的關聯性而已。
    若能在會議目標及議題上取得明確的共識,並在人們看似離題時,真誠地表達好奇之意,你和你團隊的會議就能進行得更快,並有更大的成效。

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