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首頁知識庫職場秘笈職場潮流【在家上班V他命】績效不DELAY 在家工作時間管理術

抗疫是場長期抗戰!若在家上班時間拉長,相信有很多人會愈來愈坐不住,甚至把上班時間該用好的事一路拖到半夜還在做,反而變得日夜顛倒,效率愈來愈低落,所以居家上班,其實更應該維持自己的SOP,而不是一下開電視、一下滑手機、一下逛購物網站,結果該做的事全都Delay,這樣的下場可是很可怕的~(相信我,到公司檢討KPI時,分心的同學一定會後悔莫及啊!)

 

所以跟著我一起做,首先,工欲善其事,必先利其器!

 

第一步,先準備好效率小幫手「四象限桌布」、「番茄鐘」讓你先馳得點。

連天才IT大臣「唐鳳」也愛用的「番茄鐘工作法」,在維基百科裡的定義是:「一種時間管理法,在 1980 年代,由 Francesco Cirillo 創立。


 該方法使用一個定時器,分割出一個 25 分鐘的工作時間,和5分鐘的休息時間。」源自於Francesco Cirillo準備期末考時,為了逼自己把書讀完,到廚房裡拿了一個「番茄形狀料理定時器」,目標是讀完社會學書籍的一個章節,後來他發現這個方法讓他更能掌控時間,也推進學習的進度。往後,他開始在學業與生活上,使用這套時間運用模式。

 

聽到這邊,你是不是想上網採購番茄鐘了呢?其實也不見得一定要買一個!打開手機輸入「番茄」、「Tomato」、「Pomodoro」等關鍵字,就有許多相關 App!特別注意!番茄鐘最小單位就是 1 個,不可切割暫停,1個工作鐘結束後可去喝個水、上個洗手間,連續工作了 4 個番茄鐘之後,最好安排一次比較長時間的休息,介於15到30 分鐘,讓大腦重新開機一下。


再來,要推薦給大家是「象限桌布」。你也有過這樣的經驗嗎?桌面檔案太多,光找個檔案就花個5分鐘,尤其現在居家上班,大部分的工作都要依靠電腦,現在要是不分類好,以後找檔案可能會變成「大家來找碴」或「尋找比利」遊戲,所以除非你本身覺得這樣滿有趣的 (?) 否則還是現在就開始先乖乖做好分類吧。

 

現在,先把你手頭上的任務劃分好:

▲以為自己為例,我會切割為以下這4種:
常用資料–幾乎每天都會打開的檔案。
進行中–正在ing的各種資料。
參考檔案–我覺得成功的幾個專案,隨時方便拿出來參考比對。
已結案 – 完成了就丟到這欄,可以清楚看到自己已經完成的進度,一目了然又有成就感,讚!

▲當然分類方式還有好幾種,如網路上常有人分享的重要度區隔法,也分為以下4種:

重要且緊急→重要但不緊急→不重要但緊急→不重要也不緊急。

▲或以時間進度來切割:

8:30-10:00 → 10:00-12:00 → 13:30-15:30 → 15:30-18:00

或許你會問:我自己腦子本來就有安排了,何必多此一舉弄個桌布多麻煩?其實象限桌布的用意在於,手頭上事情太多,但是卻不知道先後順序孰輕孰重,偏偏隨手挑的那個工作又不是最重要的,導致原本「重要但不緊急」的工作,變成「重要且緊急」的狀況,這就是時間管理失控,會造成的可怕後果。


尤其有些事,其實本來並不急,只是因為有同事或主管在問,自己也會誤認為很急,到最後你會發現所有的事情,居然都變得很有時間壓力,時間管理就變成「被時間管理」(這真是太可怕了)。

 

所以預先把自己手頭上的工作理清,才能讓自己提供在家上班效率,不會晝夜顛倒,上下班不分,不但工作做不完,還可能連自己的私人時間也毀於一旦。

 

另外,在這也很推薦1項免費工具,給在家上班的辛苦人資HR和苦惱於怎麼計算員工出缺勤的老闆們,1111人力銀行的「1HR人資管理系統」可定位和綁定號碼,讓員工打卡請假都方便,更可整合各式打卡數據(人臉辨識、指紋等),實現一機整合、遠端管理的強大效能。

 

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圖片來源 / Freepik.com

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