最近和朋友K吃飯，聊到他最近的工作狀況，他沈默了一會兒，語帶堅定地說道：「我決定離職了，這個崗位可能真的不適合我，感覺壓力已經大到很久沒好好睡一覺，腦子常想的是哪裡還做的不夠好…。」
看著他心意已決的眼神，我知道再說什麼鼓勵的話都沒有用了，這份他轉換職能角色後做了一年的工作就此劃下句點。
「為什麼不堅持下去呢？」我為他感到有點惋惜。
「在轉換職能工作後的這段期間，主管只在我發生失誤的時候，才告訴我哪裡做的不好，要我反省，至於其他的日常工作都沒什麼特別評價，我覺得每天都很努力的想做好新角色，但好像不被肯定，心裡也感到很委屈。」轉換職能角色時，他興奮的神情我仍舊記憶猶新，但此時他臉上更多的是失落和無奈。
如果他的主管能夠適時地提供有效的回饋，我想他不會放棄，而且成長一定不止於此，記得剛帶團隊時，我的作法也和這位朋友的主管一樣，直到我漸漸意識到回饋的重要性，才發現這是身為管理者非常重要的工作之一，而且是門藝術，必須持續刻意練習。
回饋的重要性：塑造對成功的共識
小時候每次拿到學期成績單，上面除了考試成績外，還有老師主觀給的操行分數，並會附上評語說明原因，在職場上，我們一樣也需要有這樣的回饋機制，甚至頻率更高，讓我們了解到他人對自己的評價，才能即時調整工作方式，取得有效的成果。
一般常將「給回饋」直接聯想到指出別人哪裡可以改進，這種場景會有點尷尬，所以如果非必要的話，大家都會儘量避免。以前剛帶團隊時，當遇到他們的產出不如我預期，心裡總會想：「他的作法雖然不是最完美的，但也沒差到不可接受，就這樣吧。」
其實，我正錯過一個很好的溝通機會，去塑造雙方對於「成功是什麼樣子」的共識，這當中包含了工作表現好和不好的定義傳遞，而為什麼上下級之間要有這樣的共識呢？因為當團隊有了這樣的認知，才能引導他們在做的好的地方繼續保持，而做的不好的地方也知道該怎麼調整，進而實現大家心目中一致認為的成功模樣，從現實面來說，也是作為評估個人加薪和升職的重要依據。
如何做好回饋
相信每個人都曾遇過被主管叫去談話，但結束後仍然不明白到底主管想要的是什麼，也不清楚自己工作究竟做的如何，管理者如果沒有理解回饋的核心目的，只是想到什麼說什麼，會讓下屬聽完摸不著頭緒，卻以為自己已經清楚傳達工作要求了，容易導致後續合作上的矛盾。
那好的回饋是怎麼樣的呢？必須包含以下四個要素：
1.一開始設定清晰的預期
主管需要清楚說明優秀的、中等的、糟糕的表現是如何，讓每位團隊成員可以明白自己負責的工作所要達成的狀態，同時知道該怎麼展開和要避免哪些常見的錯誤。
2.具有即時性
人的記憶在事情發生的當下都是最清晰的，如果等到月度或季度績效談話時才提出，回饋所起到的作用會大打折扣。
例如：開需評時，發現某產品經理的PRD文檔排版整齊乾淨，但卻缺乏需求更新的標注，會後可以立即鼓勵他繼續保持文檔的易讀性，同時加強更新的標注，讓他能即時修改該份文檔，提升文檔質量。
3.需要明確到任務/行為
「你的這份報告做的滿好的。」→ 是邏輯清晰？用詞專業？還是排版美觀？
「你的工作態度可以更積極。」→ 我覺得自己挺積極的，是哪裡不好？
當我們給出意見時，務必要明確的舉出實例，才能具體的傳達訊息，所以上述的回饋可以修正成：
「你的這份報告做的滿好的，清楚的列點說明了需求背景，讓閱讀者可以先有個全局的理解。」
「你的工作態度可以更積極，在xx項目開始的第一週，你沒有提出任何的行動方案，直到最後幾天才完成了30%的任務。」
4.真的讓事情有所改善
為什麼要回饋呢？那是因為我們希望事情能夠做的更好，團隊成員的專業能力也有所提升，從而獲得成就感。所以在給出建議後，必須持續追蹤，產生正向的成果才是一次有效的回饋。
最近剛完成團隊成員的一對一談話，主要是溝通上半年的績效，以及下半年期望達成的目標，為了給出具體的回饋，我在每個人的文檔中都羅列了實際的例子，並在溝通前發給成員先自行閱讀，以便在談話中能夠互相交流彼此的想法，包含他們的工作狀態、職涯規劃、想提升的能力、需要我提供哪些資源等等，因為每個人都希望自己的工作表現能受到肯定，同時得到合理的支持去接受挑戰，自我突破。
看著朋友K提了離職後豁然開朗、如釋重負的神情，也就能想像到之前內心所承受的煎熬和迷惘有多難受。石子丟到水中都會有漣漪，人在職場更需要即時的肯定和引導，身為管理者必須學會「回饋的藝術」，才能激勵團隊不斷成長，共同實現我們所期盼的成功模樣！
本文經 Livia Yang 授權
文章來源／【菜鳥主管成長日記】懂得回饋，才是合格的管理者
圖片來源 / Freepik.com
作者介紹 | Livia Yang
資深互聯網PM ，26歲獨自前往中國擔任主管 ，現任AR & AI智慧美業副總經理 ，目標是用科技實現新零售 ，喜歡獨立思考 ，熱愛生活 ，患了不突破自己就焦慮的病。歡迎來信合作，一起交流：）Email:liviayang.ms@gmail.com
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