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首頁知識庫職場秘笈職場潮流職場新鮮人必看,跟主管溝通的10大禁忌

主管是職場上的領導者,也是我們工作上的直接上司。與主管的溝通是否順暢,會影響到我們的工作表現、升遷機會,甚至是職場人際關係。因此,學習良好的職場溝通技巧,對於每位職場工作者來說都非常重要。

在職場上,與主管溝通時,除了要注意語言的遣詞用字,也要避免一些不當的行為或態度,否則很容易會讓主管產生誤解或不滿,甚至影響到工作。

以下是10大跟主管溝通的禁忌,職場新鮮人務必牢記:

一、不準時:
情境:預定和主管開會,但因塞車未能準時到達。
應對方法:提前預估交通狀況,合理安排出發時間。若遇突發狀況,應立即通知主管並表達歉意,提供預計到達時間。

(一)、相關注意事項:
1.提前預估交通狀況,合理安排出發時間
在預定開會前,可透過網路或交通工具app預覽交通狀況,並依據狀況調整出發時間。例如,如果預定開會時間為上午9點,但網路顯示上午8點起有塞車狀況,則可提前出發,以免遲到。

2.若遇突發狀況,應立即通知主管並表達歉意,提供預計到達時間
在遇到突發狀況,例如塞車、交通事故等,導致無法準時到達時,應立即通知主管,並表達歉意,說明原因,並提供預計到達時間。例如,可透過電話、LINE、E-mail等方式通知主管。


(二)、回應範例:
主管您好:
我是[您的姓名],今天預定與您開會,但因塞車關係,預計將會晚點到達。
目前我已抵達[您的所在位置],預計[預計到達時間]到達[開會地點]。
我會在抵達後立即聯繫您,造成您的不便,敬請見諒。
謝謝。

二、不準備:
情境:與主管討論專案進度,但未能事先準備齊全相關數據和報告。
應對方法:事前整理資料,確保有相關報告和數據。若未來需要時間準備,應提前告知主管,請求延期溝通,例如:可以委婉說明。

(一)、相關注意事項:
在溝通前,應事先整理資料,確保有相關報告和數據。這樣可以讓溝通更順利,也能讓主管對專案進度有更全面的了解。
若未能事先準備齊全,應立即向主管致歉,並說明原因。這樣可以表達自己的歉意,也能讓主管理解你的情況。
提供預計準備完成時間。這樣可以讓主管對溝通有所安排,並避免浪費彼此的時間。
在未準備好資料之前,可簡單說明專案目前的進度。這樣可以讓主管了解專案的整體狀況。

(二)、回應範例:
主管您好
今天與您討論專案進度,由於專案進度較快,未能及時整理相關數據和報告。
但我已立即著手準備,預計將在 [預計完成時間] 完成。 
在此之前,也簡單跟您說明一下專案目前的進度。[簡單說明專案進度]
如有任何問題,可以隨時跟我說一聲。 
謝謝您的諒解。

三、不尊重:
情境:對主管提出的建議不認同,直接反駁主管意見,並直覺表示不可能。
應對方法:保持冷靜,以禮貌的語氣表達自己的看法,尤其避免使用不理性的字眼。若有異議,以事實和理據為基礎進行討論,在職場上大吵起來,沒有人會是真正的贏家。

(一)、相關注意事項:
在回應主管的建議時,首先要表示感謝,表達對主管的尊重。
接著,要禮貌地說明自己的不同看法,避免使用不尊重的詞彙。
在說明不同看法時,要以事實和理據為基礎,讓主管感受到你的認真和誠意。
最後,要表達希望進一步討論的意願,以表示你對主管建議的重視。

四、不專心:
情境:與主管開會時,一邊看手機回覆訊息,分心不集中。
應對方法:將手機靜音或放置在一旁,保持注意力集中在會議上。若有緊急事務,應提前告知主管並請求暫離。

(一)、相關注意事項:
在開會前,應將手機靜音或放置在一旁,避免分心。
若有緊急事務,應先與主管說明,並請求暫離會議。
在會議中,應保持注意力集中,並積極參與討論。

五、不主動:
情境:主管問及專案進展,只回答問題,未主動分享其他進展或提出建議。
應對方法:主動分享專案中的亮點,提出改進方案或建議新的策略。展現積極參與態度。

(一)、相關注意事項:
在回答主管的問題時,應簡潔明瞭,並提供相關數據或證據。
在主動分享專案進展時,應選擇與主管關心或相關的內容。
在提出改進方案或建議新的策略時,應說明理由,並提供可行性分析。

(二)、回應範例:
主管您好, 專案進展順利,目前已完成 [完成項目],正在進行 [進行中的項目],預計將在 [預計完成時間] 完成。
此外 [分享專案中的亮點] [提出改進方案或建議新的策略] 
我會繼續努力,爭取按時完成專案目標。
謝謝。

六、不誠實:
情境:在報告工作進度時,故意隱瞞問題或誇大成果。
應對方法:以誠實積極的態度報告進度,如遇問題提出解決方案。建立信任是良好溝通的基石。

(一)、相關注意事項:
在報告工作進度時,應以誠實的態度,如實反映實際情況。
如遇問題,應及時向主管匯報,並提出解決方案。
在匯報問題時,應注意語氣和措辭,避免過於消極。

(二)、回應範例:
主管您好,
關於 [專案名稱] 的進度,目前已完成 [完成事項],預計將在 [預計完成時間] 完成。
在 [工作項目] 方面,我們遇到了 [問題]。
目前持續尋找解決方案,預計在 [預計解決時間] 內解決。
謝謝。

七、不負責:
情境:未能按時完成承諾的任務,卻未提前告知主管。
應對方法:提前預見問題,如無法如期完成,應立即通知主管並解釋原因,同時提出解決方案。

(一)、相關注意事項:
在未能按時完成任務時,應立即通知主管。
在解釋原因時,應注意誠實坦誠,並避免推卸責任。
在提出解決方案時,應具體可行,並說明時間安排。
向主管致歉,並表示改進的決心。

(二)、回應範例:
主管您好,
關於 [任務名稱] 的進度,目前遇到了一些困難,預計將無法如期完成。[解釋原因]

但我已經採取了 [措施] 來解決問題,預計將在 [預計完成時間] 完成。
今後我將更加努力,並提前預見問題,避免再次發生類似情況。
謝謝。

八、不謙虛:
情境:在團隊會議中過度強調個人功績,忽略了其他成員的貢獻。
應對方法:重視整體團隊的成就,分享榮耀。

(一)、相關注意事項:
在會議中,應重視團隊的整體成就,而不只是誇大自己的功績。
應以團隊的角度來思考問題,並避免以個人為中心。
應學會傾聽他人的意見,並與他人合作。

(二)、回應範例:
主管您好,
關於 [專案名稱] 的進展,非常感謝大家的支持和配合
我們能夠取得今天的成果,離不開團隊的共同努力。
在這過程中,團隊克服了 [困難],取得了 [成果]。[具體說明團隊成員的貢獻]
在這個過程中,我 [個人貢獻],但這一切都離不開團隊的共同努力。
團隊的成功是我們每個人共同努力的結果。 
很榮幸能夠成為這個團隊的一員。
謝謝。

九、不反駁:
情境:主管提出的方案有明顯缺陷,但不敢提出異議。
應對方法:尊重主管的意見,但同時以事實為基礎提出自己的看法,建議可能的調整或改進。

(一)、相關注意事項:
在提出異議時,應尊重主管的意見,並表示理解。
應以事實為基礎提出自己的看法,並避免主觀臆斷。
在提出異議時,應注意語氣和措辭,避免過於強硬。
應提出可能的調整或改進,並說明理由。

(二)、回應範例:
主管您好,
您提出的方案我仔細思考了一下,但目前方案的可行性還存在一些問題。
在 [方案內容] 方面,[說明可行性問題]。
建議將 [方案內容] 修改為 [修改方案內容]。
希望能對方案的可行性有所提升。
謝謝。

十、不爭吵:
情境:與主管意見分歧,但情緒激動導致爭吵。
應對方法:冷靜思考後再表達異議,避免情緒激動。如有必要,可選擇私下討論以減少衝突。

(一)、相關注意事項:
在表達異議時,應冷靜思考後再說話,避免情緒激動。
應提出自己的看法,並說明原因。
應積極尋求解決方案,並尋找共同點,避免爭吵,進行有效溝通。

(二)、回應範例:
主管您好,
關於 [議題],我有以下幾點看法:[具體說明自己的看法]
很感謝您提供的建議,[說明主管的觀點]。
但這個問題似乎比較複雜,我們是否可以私下討論一下?

結語:
學習良好的職場溝通技巧,可以幫助我們在職場上更順利地與主管溝通,建立良好的關係,也能讓我們在工作上取得更大的成就。因此,每位職場工作者都應該重視職場溝通技巧的學習。

本文經 小資女の職場生存之道 授權
文章來源:職場新鮮人必看,跟主管溝通的10大禁忌

作者 |  小資女の職場生存之道
工作就是為了生活,但如果能更有效率完成工作,就能創造更多自由時間。我是一位職場創作者,專門分享 職場溝通、文書處理、以及各種生產力工具  。希望透過我的分享,幫助大家在職場上更順利、更有效率, 找到屬於自己  「職場生存之道」吧~

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