作者先前寫了一篇利用Excel提升工作效率的文章，收到了很不錯的迴響，所以這次特別針對Excel常用的功能，精選了6個快速整理資料、表單技巧。跟上篇一樣會附上詳細的圖文教學，就算零基礎學起來也零負擔！
還沒看過上一篇的讀者請點擊：【辦公室生存必備】10個提升工作效率的Excel小技巧

(作者此次使用的Excel版本是Office 2007)
以下會有6個小技巧教學內容，目錄分別為：
1. 移除重複的資料
2. 只刪除數字，保留公式
3. 只複製可見的欄位
4. 只加總可見的欄位
5. 篩選後排序數字不亂跳
6. 標示特定文字／數字

1. 移除重複的資料
這個方法可以應用在很多地方，像是計算名單、驗算資料等等。狀況題：如果今天老闆請你發送優惠信件給當月壽星，為避免客戶名單資料重複，導致不只收到一封信，你會怎麼做呢？

操作步驟：
　　1. 先將名單全選，點選上方工具列的【資料】→ 【移除重複】→ 【選擇要移除的資料
　　　欄位】→ 【確定】即完成

 

重要提醒：因名單可能會遇到同名同姓的狀況，所以建議點選【移除重複】欄位時選擇「郵件」，如此一來重複郵件只會剩下1個。以此類推，若要移除資料時須先思考目的，以及相應欄位哪個有「唯一值」，避免誤刪或少刪項目。

（下圖為解說）
原先名單：姓名B為重複名單（名字與郵件重複）／姓名A為同名同姓的2位壽星（兩位名字相同但郵件不同）


移除重複：姓名B（僅保留1個）／姓名A（兩位資料皆保留）


2. 只刪除數字，保留公式
這招你一定要學會！很多時候一張帶有公式的表格需不斷重複使用，除了不停的複製、貼上／重寫公式，現在你有更快的選擇，只需要10秒的時間，就可以只刪除數字，保留公式了！
 

操作步驟：
　　1. 【Ctrl+A】將資料全選
　　2. 【Ctrl+G】會出現圖片右側的視窗，點選【特殊】

　　
　　3. 會再出現一個特殊目標的視窗，選擇【常數】→ 將【文字】的勾選取消，點選【確
　　　定】


　　4. 此時系統會自動將欲刪除的數字標示底色，我們只需按鍵盤的【Delete】即完成


完成圖

 

3. 只複製可見的欄位
明明就把欄位隱藏起來了，為什麼複製表格並貼上，隱藏的內容還是會出現呢？來試試強大的快捷鍵【Ctrl+G】解決你的困擾。

下圖框選處為欲隱藏的欄位


一般情況下將欄位隱藏後，接著複製貼上內容到別處，就會連同隱藏欄位一起貼上，教大家一招不會複製到隱藏起來的欄位！


操作步驟：
　　1. 先框選要複製的儲存格範圍，輸入快捷鍵【Ctrl+G】→ 點選【特殊】

 

　　2. 會再跳出一個特殊目標的視窗，選擇【可見儲存格】→ 點選【確定】

　　3. 點選確定後，剛剛框選的範圍會自動反灰，此時直接按【Ctrl+C】複製


　　 4. 貼上到儲存格即完成


4. 只加總可見的欄位
平常就算將欄位隱藏，在加總時系統一樣會將隱藏的欄位計算進去，此時通常就是跳過隱藏的欄位，並重複複製、貼上的繁瑣步驟，一不小心還會加錯儲存格.......

但當你學會用函數「SUBTOTAL」，操作過程不再那麼繁瑣，使用概念就像函數「SUM」一樣簡單快速！

而兩個函數差異主要是「SUM」只有加總的功能，而「SUBTOTAL」是複合式函數，會因為後方帶入的參數不同，功能也會完全不同。下方會附上參數圖、詳細的操作步驟&函數概念教大家如何應用！

操作步驟：
　　1. 範例中未隱藏儲存格前的總計是38500


　　2. 將欄位隱藏後，在總計欄位改為SUBTOTAL公式，並在函數後方輸入指定參數109
　　　（不可變更此數字），接著選取加總範圍B2:B6，即完成

跟大家介紹「SUBTOTAL」函數&參數「109」的由來
SUBTOTAL 是一個複合式函數，後方會帶有一個參數，而依照輸入的參數不同，功能也會完全不同，最後再框選儲存格範圍即可。此公式用文字說明比較不容易理解，但其實原理很簡單！下方有詳細說明教大家如何使用。

*SUBTOTAL 函數語法具有下列參數代號圖（即為引數）*


公式示範【=SUBTOTAL(109,B2:B6)】
將公式拆開來看的話，可以拆解成
SUBTOTAL＝公式本身
109＝參數代號
B2:B6＝加總範圍

操作步驟請參照下方
以這次來說我們的需求為：只加總可見的欄位

拆解步驟：

　　1. 對照上方參數代號圖
　　2. 我們要加總欄位，所以使用的函數為「SUM」
　　3. 每個函數右邊都會有兩個參數可選擇
　　  「包含隱藏的列」：計算時也會將隱藏的欄位算進去
　　  「不包含隱藏的列」：計算時會將隱藏的欄位排除
　　 　而這次有「9」、「109」兩個數字可以選用，
　　    109代表意思是「不包含隱藏的列」，即為我們這次需要使用的參數
　　4. 後面的B2:B6為要加總的欄位範圍，可依需求變更

大家理解之後便可以靠這個函數走天下啦！且可以套用無限多參數來搞定一些繁雜的操作，真的好方便！以下提供SUM的公式對比讓大家更好理解。
常用的公式=SUM(B2:B6)
現在的公式=SUBTOTAL(109,B2:B6)

5. 篩選後排序數字不亂跳
一般使用篩選功能後數字都會亂跳，如果剛好要整理的數據特別龐大時，常常都要反覆回想，剛剛排序有重新調整過嗎？於是又得檢查一遍。這時候我們只需按照第4點教過的函數「SUBTOTAL」概念設定公式，就可以不管怎麼篩選，數字都1秒就依序編號好囉！

操作步驟：
　　1. 在排序的第一個儲存格輸入公式
　　　=SUBTOTAL(3,$B$3:B3)（不可變更3這個指定數字，否則功能會不同）


　　2. 公式輸入完畢後，儲存格向下拖拉到想要的數字，接著不管怎麼篩選排序都不會亂
　　　囉！



*公式概念解析*（完整版參數代號圖請點我）


(1) =SUBTOTAL(3,$B$3:B3)
咖啡色字體的數字3為COUNTA這個函數的功能參數，對照參數代號圖可以知道，COUNTA作用為「計算非空白的儲存格數量」
 

(2) =SUBTOTAL(3,$B$3:B3)
公式設定請參考【=SUBTOTAL(3,鎖定隔壁儲存格:隔壁儲存格)】
此次我們輸入公式的位置是A3，依照上方公式設定「鎖定隔壁儲存格」：「隔壁儲存格」，A3隔壁儲存格為B3，即為$B$3:B3

此時COUNTA就會計算台灣大學（B3）對應到各編號非空白儲存格數目。也就是計算B3到B3，計算結果為「1」，若以陽明交通大學（B6）為例，就是計算B3到B6，計算結果為「4」。

為避免拖拉後，第一個儲存格位置跑掉，所以中間的儲存格就需使用$的符號固定。


（圖片示範）
可以看到當我們把游標放在A6時，右上角公式中間的$B$3被鎖定固定不變，而後方的B6則因為拖曳儲存格而依序變更


6. 標示特定文字／數字
此方法可以在整理資料時快速標示「特定的文字」或「特定的數字（值）」，此功能可以應用在找出＂大於、小於、介於、等於、包含下列的文字、發生的日期、重複的值＂等等，等於學會一招，可以應用在7個地方，超划算！此次會示範常使用到的＂介於、包含下列的文字＂。

6-1 操作步驟（「介於」功能）：
　　1. 選取要標示的儲存格範圍後，點選上方工具列的【常用】


　　2. 點選【設定格式化的條件】→ 【醒目提醒儲存格規則】→ 【介於...】

 

　　3. 此時會出現【介於】視窗，將數字範圍輸入框格內，系統就會自動將範圍標示顏
　　　色，接著點選【確定】即完成



6-2 操作步驟（「包含下列的文字」功能）：
　　1. 選取要標示的儲存格範圍後，點選上方工具列的【常用】

　　2. 點選【設定格式化的條件】→ 【醒目提醒儲存格規則】→ 【包含下列的文字...】

　　
　　3. 此時會出現【包含下列的文字】視窗，將要標示的文字輸入框格內，系統就會自動
　　　將文字標示顏色，接著點選【確定】即完成


以上就是這次的6個Excel技巧教學，希望大家閱讀完都有收穫外，還能有效應用在實務上！
 

如果大家有什麼問題&想看更多技巧分享，都歡迎在下方留言呦！我們下次見～
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文 / 職場觀測團隊-Manlin
圖 /  Freepik