作者這一兩年因為工作需求很頻繁的使用Google試算表，雖然操作介面與概念跟 Excel 很雷同，但剛開始接觸時也經過了一段摸索期。對我來說Google試算表最大的優點是：即時儲存功能&共同線上編輯，不僅不必擔心誤關檔案，也省掉需要共同編輯時將檔案與對方傳來傳去的麻煩。

但共同編輯表單就容易出現一個問題，像是資料不小心被其他人修改、內容被誤刪等等，所以作者挑選了5個好用、不被他人變動內容的技巧分享給大家！

以下會有5個小技巧教學內容，目錄分別為：
1. 新增核取方塊
2. 凍結窗格
3. 下拉式選單
4. 保護特定的儲存格
5. 保護工作表

1. 新增核取方塊
核取方塊也就是在儲存格內插入小方格，可以靈活用於各種情況，例如：確認出席狀態、待辦事項清單、甚至可以與圖表、篩選器、和函數搭配使用，但今天因為是針對新手教學，所以就教大家最基本的操作！

操作步驟：
 　　1. 先將欲新增核取方塊的欄位框選起來


　　2. 選擇工具列的【插入】→ 【核取方塊】


　　3. 插入後就完成啦！另外大家也可以依照自己的喜好，變更方塊顏色／方格大小／對齊位置等等


　　（完成圖）


2. 凍結窗格
當資料量很大時，凍結窗格這個功能就相當重要，不僅可以免去反覆拖曳的麻煩，在查看資料時也比較不容易眼花對不準，且Google試算表的凍結窗格操作超方便！只需要三秒即可完成。

操作步驟：
　　1. 選取想凍結的整攔／整列​


　　2. 點選工具列的【查看】→ 【凍結】→ 【直到第二列】（列／欄可依照個人需求點選）

 

　　（完成圖）圖片為作者同時凍結欄／列的效果


3. 下拉式選單
這是Google試算表的新功能，用途也是超多種！除了可以自訂選項，讓使用者從建立的清單中選擇項目，藉此避免輸入文字錯誤，也可以製作簡單的進度追蹤、訂下午茶等等...這次作者就以製作簡單的進度追蹤表來教大家！

　　（此為完成圖）


操作步驟：
　　1. 將要新增下拉式選單的儲存格框選起來，接著按滑鼠右鍵，選擇【下拉式選單】


　　2. 視窗右側會跳出「資料驗證規則」，點擊圖片框選處的圓形圖示＆框格，即可設定顏色＆選單的文字內容


　　3. 如果想再新增更多的下拉式選單，可以點選下方的「新增其他項目」，即可依照需求新增選項。欲刪除單一選項可點選右側的垃圾桶，欲刪除全部下拉式選單，點選「移除規則」即可刪除


　　4. 接著回到表單中即可點選下拉式選項囉！

 

　　（完成圖）

 

自行應用在各種情境 - 訂購下午茶
（如會使用進階一點的操作，可以像作者在金額&總金額的欄位套用函數（IF），當使用者使用下拉式選單選擇「鹹酥雞／雞排」，系統都會自動將費用計算好，相當方便！）

 

4. 保護特定的儲存格
如果你不想讓其他使用者編輯某些特定範圍的儲存格，可以設定「保護特定儲存格」，這樣一來對方就無法對該範圍做變更；亦或是你在某些儲存格有記錄一些數據＆文字不想被隨意更動，也可以設定為要編輯時會「顯示警告」，雖然此作法無法限制其他使用者進行編輯，但欲編輯時會跳出視窗，用來提醒其他使用者＆自己是否確定要變更儲存格內容。

操作步驟：
　　1. 選取要保護的儲存格範圍後，點選右鍵→ 【查看更多儲存格動作】→ 【受保護的範圍】


　　2. 點選【設定權限】


　　3. 此時會出現彈跳視窗「範圍編輯權限」，選擇【編輯這個範圍時顯示警告】→ 【完成】


　　4. 點選完成後即設定完畢。如嘗試編輯該儲存格內容，即會跳出下方提醒視窗詢問是否確定要編輯，如點選確定，儲存格內容就會被修改


　　5. 如不需再保護儲存格要解除此功能，點選右側垃圾桶，再點選【完成】即可

 

5. 保護工作表
這個功能跟第4點的「保護特定的儲存格」很像，不同的是第4點只有鎖定特定的儲存格，而「保護工作表」一旦設定後就是整個工作表都會被鎖定住，只有自己能編輯；亦或是你想開放權限給其他使用者，輸入對方的Email 就可以讓對方一起編輯表單呦！